电脑公司管理系统(五)OA办公系统

发表于:2014-07-09 11:41:42
【内容导读】OA办公系统中OA是Office Automation的简写,就是办公自动化系统。所谓OA办公系统就是用网络和OA软件构...
[济南管理系统专题]电脑公司管理系统(五)OA办公系统
OA办公系统中OA是Office Automation的简写,就是办公自动化系统。所谓OA办公系统就是用网络和OA系统构建的一个公司内部的办公通信平台,用于辅助办公的管理系统。
对电脑公司而言,OA系统是电脑公司管理系统中重要的专业化系统。它完成了公司内部的邮件通信、信息发布、文档管理、工作流程自动化等等工作。给电脑公司的管理与运行带来极大的效率。
一、系统功能 
1、内部通讯平台  
电子邮件 : 使用电子邮件可与组织内部人员进行通信,可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。 
在线短信  :可以即时感知用户是否在线,可使用在线短信功能进行实时交流和留言。   
2、信息发布平台  
电子公告: 可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。 
电子论坛 :为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。 
电子刊物 :实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊,并在网上发布,所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。  
3、日常办公
网上审批 :网上办理单位内部的各项审批,如:工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
公文处理 :实现收文处理和发文处理的电子化,提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。 
工作监控 :领导可对各项工作的进展情况进行实时监控,了解每个人员每项工作的办理情况,并可进行催办。  
4、文件管理   
文件管理 :文件是信息和知识的载体,文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。 
文件库设置 :可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目,在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置,实现了文件的层次化管理。 
访问权限 :提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制,确保文件访问与操作的安全。  
5、会议管理  
提供对会议的全过程进行管理,由会议计划和会议纪要两部分组成,会议计划包括:计划拟定、计划审批、通知和会议安 排查询。会议纪要包括:纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。  
6、机构管理  
组织机构:对组织机构与人员进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述等。 
权限划分:对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予,确定符合其职务要求的使用权限。  
7、系统管理  
对组织机构、表单格式、工作流程、数据字典、打印格式、统计定义等功能与模块进行管理与维护。   
二、 系统管理 
公司机构、员工、岗位是办公助手的基本信息组成部分,在各个机构下设置相应的岗位,每个岗位可以具有不同的操作权限,通过建立员工与相应的对岗位应关系,实现对员工操作权限的统一管理。 
系统管理是为OA系统的正常运行提供管理功能。系统管理还包括审批流程设置,在日常办公事务中员工要提出各种申请,经过相关的领导审批核准,之后要进行相关业务的登记处理,办公助手充分利用计算机网络的优势,用户可自行预先设置各种申请业务的审批流程,对于员工的申请系统自动提示相应的审批人员进行处理;同时提供相关业务的登记功能,从而大大提高了公司内部的办公效率。 
1、机构配置管理 
可以通过机构配置所提供的一系列功能结合公司的实际情况来完成如下设置:公司机构体系、人事结构的组成、岗位的建立、岗位的分配。整个机构配置管理功能模块的特点主要是引进了TreeView的概念,通过方便的树型结构导航图,能更轻松、更直观地来管理公司的部门体系、人事结构以及岗位的建立和分配。 
2、部门机构设置 
通过公司体系结构设置可以设置公司的各级部门,从而形成公司的部门结构体系; 上级部门:由系统自动带出,如果你是在某一节点下新增部门的话,那么该域的内容会自动显示为该节点的名称,只有在机构节点或者部门节点上才可以新增部门; 
部门名称:由用户自定义输入,表示将要增加部门的显示名称,该项输入是必须的; 部门主管:用户点击〔选择〕按钮,在人员选择窗口中选择系统中现有人员(在职人员);如果选择为空,则代表该部门暂时没有设立主管,可以在修改部门信息的时候再设立或更改;  
3、部门岗位设置 
每个部门都应该具有相应的岗位。在这里的岗位主要是指,由用户自己设定一岗位名称,然后从系统所有的功能模块中选择一个或多个模块赋予这个岗位。那么一旦拥有了这个岗位就可以对该岗位所包含的系统功能模块进行使用。 
此版块的初始状态显示‘基本使用权限’和‘管理权限设置’,‘基本使用权限’包括每个员工都具有的操作权限,‘管理权限设置’是由管理人员针对具体岗位所担任的相应角色,对其进行相应的权限设置。
4、审批流程设置 
公司存在许多需要有关职能部门或领导审核、批准的事务。如员工的请假和加班,公司用章申请、会议室安排以及相关报告手续的办理等等。这些事务通常需要事先提出申请,按照一定的审批流程,交由具有审批权限的部门和主管领导审批,才能最终落实。 
5、视频会议 
视频会议用于帮助公司达到远程视频会议、资料共享,协同工作和远程培训的目的,提供实时可交互的视频、语音、文字等,为公司提供一个异地实时互动的平台,通过这个平台,公司内部员工之间或公司与客户之间可进行实时的业务联系和有效的信息沟通;同时,公司也可对自己的客户进行远程培训,从而降低公司的运营成本,提高网络投资价值。 
6、移动办公 
提供手持设备客户端系统,和办公OA系统结合。当办公OA系统有相关信息需要人员查看时,系统会自动发送相应的短信至人员的手机上面,人员在短信中可以获取办公的信息相关简单信息,提醒用户登录办公系统查看更加详细的内部信息,当内部人员在外地而不能立刻打开电脑时,可以登录手持设备客户端系统进行相关的操作。实现随时随地移动办公。  
7、合同管理 
将合同文档进行统一管理,统一存储合同的模板和制作规范,规范合同的制作过程,这有助于节约员工的工作时间和维护公司统一的公司形象;可以按事先约定的规则自动生成合同编号;可以作精确的查询和生成统计报告;可以发起合同的串、并行审批流程;可以设定合同的付款提醒;可以作合同的执行分析和付款分析;支持对合同的借阅情况进行管理;只有具备相应权限的人才可以查看或修改合同文档,在确保公司商务数据完整性的同时,也可以避免因个别员工的工作失误或离职造成公司商业信息丢失或泄漏。 
8、 公文流转 
公文流转以用于处理日常工作中的公司内外部的各种公文,利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言,在很大程度上提高了公文处理效率和准确性,用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文拟制、收文登记、公文办理、公文催办、公文跳转、归档销毁、公文查询等。 
公文流转中,用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限,在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑,可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。 
9、办公事务审批登记 
可以根据公司体系文件及管理制度的要求,通过系统提交对相关办公事务的申请、审批及登记处理。 
10、文档资料管理 
文档管理是对公司的各类电子文档进行相应的管理,使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。 
在文档管理中,可对文档进行分类,对各个文档类别指定相应的发布权限和查询权限。 
11、个人桌面 
个人桌面是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。员工可以及时了解需要办理的各项事务,进行自己的工作日程安排,管理个人名片夹,收发电子邮件,修改个人的登录口令。 
总之,OA办公系统就使公司内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,是专业的电脑公司管理系统,为电脑公司的管理和决策提供科学的依据。
 

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